Pengenalan Microsoft Access
Definisi Microsoft Access adalah program pengolah basis data atau database management system (DBMS) berbasis windows yang masuk dalam keluarga Microsoft Office. Berbagai fasilitas yang disediakan pada Microsoft Access akan sangat membantu dalam proses pembuatan dan penyajian data menjadi sebuah informasi penting secara akurat dan efisien. Versi terbaru Microsoft Acces telah mengalami berbagai penyempurnaan dari versi sebelumnya.
Konsep Database
Basis data (database) adalah kumpulan data dan segala sesuatu yang berhubungan dengan satu topik tertentu, contoh sederhana adalah sebuah buku notes kecil yang berisi daftar nama dan berbagai komponen lain yang terkait dengan nama tersebut. Apabila data yang kita miliki hanya ratusan bahkan puluhan, mungkin kita tidak memerlukan sebuah program pengolah data. Namun data yang mencapai ribuah bahkan jutaan akan mengalami kesulitan dalam pengaturan dan pengelompokan bahkan untuk mendapatkan sebuah
nomor yang kita perlukan secara cepat dan akurat akan sangat sulit tanpa adanya sebuah program pengolah data.
Membuat Database Baru
Pertama-tama jalankan Access dengan klik pada Star --> All Program -->> Microsoft Access atau klik ganda pada icon Access yang tampil pada layar desktop dengan simbol , hingga muncul tampilan pertama Microsoft Access. Untuk membuat
database baru klik ganda pada Blank Database hingga muncul kotak dialog File New database seperti berikut :
Definisi Microsoft Access adalah program pengolah basis data atau database management system (DBMS) berbasis windows yang masuk dalam keluarga Microsoft Office. Berbagai fasilitas yang disediakan pada Microsoft Access akan sangat membantu dalam proses pembuatan dan penyajian data menjadi sebuah informasi penting secara akurat dan efisien. Versi terbaru Microsoft Acces telah mengalami berbagai penyempurnaan dari versi sebelumnya.
Konsep Database
Basis data (database) adalah kumpulan data dan segala sesuatu yang berhubungan dengan satu topik tertentu, contoh sederhana adalah sebuah buku notes kecil yang berisi daftar nama dan berbagai komponen lain yang terkait dengan nama tersebut. Apabila data yang kita miliki hanya ratusan bahkan puluhan, mungkin kita tidak memerlukan sebuah program pengolah data. Namun data yang mencapai ribuah bahkan jutaan akan mengalami kesulitan dalam pengaturan dan pengelompokan bahkan untuk mendapatkan sebuah
nomor yang kita perlukan secara cepat dan akurat akan sangat sulit tanpa adanya sebuah program pengolah data.
Membuat Database Baru
Pertama-tama jalankan Access dengan klik pada Star --> All Program -->> Microsoft Access atau klik ganda pada icon Access yang tampil pada layar desktop dengan simbol , hingga muncul tampilan pertama Microsoft Access. Untuk membuat
database baru klik ganda pada Blank Database hingga muncul kotak dialog File New database seperti berikut :
Selanjutnya ketikkan nama database anda dalam kolom file name, kemudian klik
create hingga muncul dialog seperti berikut :
Gambar di atas adalah tampilan beberapa komponen dan objek yang terdapat
dalam Ms Access.
Membuat Table
Klik ganda pada Create Table in Design View, hingga muncul dialog berikut :
create hingga muncul dialog seperti berikut :
Gambar di atas adalah tampilan beberapa komponen dan objek yang terdapat
dalam Ms Access.
Membuat Table
Klik ganda pada Create Table in Design View, hingga muncul dialog berikut :
- Ketikkan nama field yang diinginkan pada kolom FIELD NAME, misal : NIS
- Tekan Enter atau TAB untuk pindah ke kolom Data Type, tentukan jenisdata untuk field name tersebut, misalnya : TEXT.
- Tentukan field propertiesnya dari jendela FIELD PROPERTIES pada tabGENERAL yang ada di bawahnya.
Field Name
Adalah nama field yang akan digunakan untuk menyimpan data sejenis, nama field ini dapat dibuat maksimal 64 karakter termasuk spasi. Nama field dapat berupa kombinasi antara huruf ,angka, spasi dan karakter khusus kecuali titik (.), tanda seru (!), tanda petik (“), tanda kurung besar ([]) dan spasi pada awal penulisan nama field.
Data Type
Data type (tipe data) digunakan untuk menentukan jenis data yang akan disimpan ke dalam field. Data Type Keterangan Text Untuk menyimpan data seperti nama, alamat atau bilangan yang tidak digunakan untuk perhitungan dengan panjang maksimal 255 karakter
Adalah nama field yang akan digunakan untuk menyimpan data sejenis, nama field ini dapat dibuat maksimal 64 karakter termasuk spasi. Nama field dapat berupa kombinasi antara huruf ,angka, spasi dan karakter khusus kecuali titik (.), tanda seru (!), tanda petik (“), tanda kurung besar ([]) dan spasi pada awal penulisan nama field.
Data Type
Data type (tipe data) digunakan untuk menentukan jenis data yang akan disimpan ke dalam field. Data Type Keterangan Text Untuk menyimpan data seperti nama, alamat atau bilangan yang tidak digunakan untuk perhitungan dengan panjang maksimal 255 karakter
Memo Untuk menyimpan data text yang panjangnya lebih dari 255 karakter hingga panjang maksimal 64.000 karakter
Number Untuk menyimpan data angka perhitungan Date/Time Untuk menyimpan data tanggal dan waktu Currency Untuk menyimpan bilangan. Kelebihan dari type ini adalah bilangan tidak akan terkena pembulatan saat ada perhitungan. Field Currency akurat sampai 15 digit di belakang koma dan 4 digit di depan koma
AutoNumber Untuk pembuatan field yang secara otomatis akan memasukkan bilangan pada saat menambahkan sebuah record. Field AutoNumber akan menghasilakn tiga macam bilangan, yaitu bilangan urut, bilangan acak dan bilangan replication ID.
Yes/No Untuk menyimpan data yang mempunyai nilai logika Yes dan No Ole Object Berisi gambar atau objek dengan maksimalm 128 Mb Hyperlink Berisi kombinasi teks dan angka yang terdiri dari 3 bagian yang dimanfaatkan untuk pengoperaisn internet dengan masing masing bagian maksimal 2048 karakter
Lookup Wizard
Mendefinisikan field lookup wizard pada field yang berisi salah satu dari dua daftar yang memudahkan pemasukan data.
AutoNumber Untuk pembuatan field yang secara otomatis akan memasukkan bilangan pada saat menambahkan sebuah record. Field AutoNumber akan menghasilakn tiga macam bilangan, yaitu bilangan urut, bilangan acak dan bilangan replication ID.
Yes/No Untuk menyimpan data yang mempunyai nilai logika Yes dan No Ole Object Berisi gambar atau objek dengan maksimalm 128 Mb Hyperlink Berisi kombinasi teks dan angka yang terdiri dari 3 bagian yang dimanfaatkan untuk pengoperaisn internet dengan masing masing bagian maksimal 2048 karakter
Lookup Wizard
Mendefinisikan field lookup wizard pada field yang berisi salah satu dari dua daftar yang memudahkan pemasukan data.
Field Properties
Properties digunakan untuk menentukan hal-hal yang dimiliki oleh sebuah field, langkah ini juga dapat diabaikan, yang berarti anda menggunakan default dari propertis ini. Beberapa komponen dalam properties yang dapat digunakan adalah:
Properties Fungsi
Field Size Menentukan panjang maksimum untuk data yang dimasukkan pada file text dan number dengan batas maksimum 255 karakter dan default adalah 50 karakter
Format Menentukan cara akses menampilkan dan mencetak data seperti menampilkan keterangan tanggal, waktu dalam bentuk angka atau huruf
Input Menentukan tampilan field pada saat menampilkan data, missal memasukkan nomor rekening bank, memasukkan nomor rekening telepon atau kode pos
Caption Menempatkan kembali nama field pada kolom judul, form dan report
Default Value Memasukkan nilai secara otomatis pada setiap record yang baru
Validitas Rule Memerikasa data yang dimasukkan pada field tertentu untuk mencegah masuknya data yangtidak sah
Validitas Text Menampilkan pesan jika data yang dimasukkan tidak sesuai dengan criteria dalam property validitas rule
Require Jika “YES” nilai pada suatu field tidak boleh kosong. Defaultnya adalah NO
Allow Zero Length Mendefinisikan nilai Blank (“ “) yang membedakan dengan nilai null
Indexed Jika YES membuat index pada field ini. Defaultnya adalah NO
Properties digunakan untuk menentukan hal-hal yang dimiliki oleh sebuah field, langkah ini juga dapat diabaikan, yang berarti anda menggunakan default dari propertis ini. Beberapa komponen dalam properties yang dapat digunakan adalah:
Properties Fungsi
Field Size Menentukan panjang maksimum untuk data yang dimasukkan pada file text dan number dengan batas maksimum 255 karakter dan default adalah 50 karakter
Format Menentukan cara akses menampilkan dan mencetak data seperti menampilkan keterangan tanggal, waktu dalam bentuk angka atau huruf
Input Menentukan tampilan field pada saat menampilkan data, missal memasukkan nomor rekening bank, memasukkan nomor rekening telepon atau kode pos
Caption Menempatkan kembali nama field pada kolom judul, form dan report
Default Value Memasukkan nilai secara otomatis pada setiap record yang baru
Validitas Rule Memerikasa data yang dimasukkan pada field tertentu untuk mencegah masuknya data yangtidak sah
Validitas Text Menampilkan pesan jika data yang dimasukkan tidak sesuai dengan criteria dalam property validitas rule
Require Jika “YES” nilai pada suatu field tidak boleh kosong. Defaultnya adalah NO
Allow Zero Length Mendefinisikan nilai Blank (“ “) yang membedakan dengan nilai null
Indexed Jika YES membuat index pada field ini. Defaultnya adalah NO
Tidak ada komentar:
Posting Komentar